Повысили рентабельность на 15%

Система мотивации и работа с внутренней эффективностью

Расходы растут быстрее выручки – ситуация, в которой сегодня работает большинство предприятий. Решение этой проблемы не всегда очевидное, не линейное и лежит оно вовсе не во внешнем наращивании оборота или панической экономии на всех статьях бюджета, а в повышении внутренней эффективности компании. Мы в Бюро Тактика такие задачи как раз любим – об этом наш новый кейс.

Условия

Компания занимается ремонтом различного металлообрабатывающего оборудования – то есть оказывает услуги производству, причем берется как за стационарные, так и за выездные работы, и сама производит станки для мобильных заказов. На рынке уже более 20 лет, сотрудничает с черной металлургией, железорудной промышленностью, трубопрокатным производством, лесопромышленностью, производством спецтехники, энергетикой, судостроением и агропромом.

Последние 3 года наблюдается значительный рост заказов, спроса, выручки – но вместе с ними растут и расходы. Получается знакомая многим ситуация: выручка растет, а прибыль – нет.

Задача

Собственник сформулировал свою проблему довольно четко: ФОТ растет быстрее выручки. Есть риск кассовых разрывов. При том, что у предприятия нет как таковой сезонности, закрытия нерегулярные – отсюда возникает нехватка оборотных средств для операционного цикла.

Ключевые тезисы

• Оборот предприятия – 1 млрд рублей в год.
  
• Проблемной долговой нагрузки нет – бизнес работает на собственных средствах и на кредиторской задолженности, которая составляет 1/5 часть капитала.
  
• Позаказный метод работы.
  
• Раз в год – исходная регулярность управленческой отчетности и баланса средств.
  
• Раз в месяц – регулярность отчетности, к которой мы пришли. В балансе консолидированы все юрлица, обязательства, активы, статьи доходов и расходов компании.
  
• Кадровый состав – 170 человек, в том числе коммерческий отдел (менеджеры по продажам), технологи и работники производства.
  
• Исходная мотивация всех сотрудников завязана только на выручку.
  
• Предложенные Бюро KPI ориентируются не на выручку, а на эффективность работы каждого подразделения и коммерческий смысл для компании.
  

Результаты

Работа специалистов нашего финансового блока заняла 2 месяца – 1 месяц потребовался на перестраивание управленческой отчетности и еще месяц на формирование новых KPI и разработку Учетной политики совместно с финансовой службой предприятия. В Бюро Тактика мы придерживаемся именно такого интегративного подхода, чтобы все необходимые для компании изменения не были «навязанными сверху» и не оставались просто рекомендациями на бумаге.

По итогам 2 месяцев мы разработали решения для собственника, которые помогут поднять рентабельность его бизнеса на 12-15% сразу после внедрения.

Вот несколько реализованных нами задач, которые привели к результату:

* Автоматизировать управленческую отчетность. После ознакомительного аудита специалистам Бюро Тактика стало очевидно, что первое, с чем надо работать – это упорядочение «управленки». Предприятию был необходим универсальный инструмент, который позволит получать информацию о реальном положении дел оперативно – и принимать решения до того, как «просадка» по отдельным направлениям отразится в балансе оборотных средств.

На основе данных 1С мы создали дашборды P&L и Cash Flow, которые можно легко формировать каждый месяц. Консолидация всех операций в эти таблицы теперь занимает 1,5-2 часа работы одного специалиста – вместо дней и недель занятости целого отдела.

В ходе работы с «управленкой» мы также выявили наиболее и наименее эффективные направления внутренних инвестиций и обнаружили неочевидные списания, которые раньше не отражались в балансе.

Автоматизированная отчетность теперь позволяет собственнику, при желании, пойти дальше и настроить инструмент Power BI – своего рода «пульт управления» бизнесом, который помогает отслеживать любые процессы внутри компании, от формирования заказа на склад до производительности каждого работника, в режиме реального времени.

* Отвязать «общий» KPI от показателя выручки. Параллельно с работой над «управленкой» эксперты Бюро Тактика проанализировали целесообразность KPI, посетили производство, пообщались с работниками разных отделов и предложили руководству новый подход к формированию мотивации.

Ранее приоритетом для всех подразделений было получение максимального объема продаж без оценки качества заказов, уточнения деталей (какая маржа, когда выручка поступит и т.д.) и составляющих выручки. Результатом такого подхода стал акцент на росте оборота без соотнесения этого показателя с себестоимостью, что и создало эффект, когда в деньгах объемы растут, но издержки растут еще быстрее.

Мы предложили другую единицу измерения эффективности работы и дифференцировали подход для разных работников: для отдела продаж, для технологов и для производственников. Это дало более эффективное распределение имеющихся ресурсов:

• заполненность календаря заказами с шагом вперед,
• минимизацию простоя персонала и оборудования,
• более качественную работу сотрудников производства, которые наконец смогли сосредоточиться на своей непосредственной профессиональной задаче,
• выполненные в срок заказы клиентов,
• измененную систему премирования, не лишающую работников комфортного уровня дохода, но более рентабельную для предприятия.

* Изыскать средства во внутренней эффективности. Аудит управленческой отчетности и детальное ознакомление с операционкой также показали неоптимальность складских процессов – ощутимая часть оборотных средств компании оставалась «замороженной» в незавершенном производстве, контроле закупок и затоваривании склада.

Перенастройка складской логистики – это кропотливая работа, которая должна стартовать с пилотных решений на ограниченном участке, поскольку слишком «агрессивные» перемены могут столкнуться с активным сопротивлением персонала на местах и привести к дорогостоящим сбоям в операционных процессах. Только после теста на «коротком шаге» возможно постепенное масштабирование нового подхода на другие участки склада и закупок. Но есть и хорошие новости: налаживание этих процессов в итоге позволит нашему клиенту экономить до 100 млн рублей в год, что составляет 10% от оборота предприятия.

Оценив результативность финансового блока Бюро Тактика, клиент продолжил работу уже с нашими экспертами по складской логистике.

Этот кейс показал, что даже у предприятий, которые успешно ведут свою деятельность уже более 10 и даже 20 лет, есть потенциал для повышения производительности труда – всегда можно быть на 5, 10, 15% эффективнее. И есть решения, которые помогут увеличить не только выручку, но и прибыль – именно такие меры разработали и внедрили специалисты нашего Бюро Тактика. Если в исходном запросе нашего клиента вы увидели свою ситуацию – вы знаете, где нас найти.